Kosten senken im Büro – Tipps und Tricks

Beitrag aktualisiert am 12. Juli 2017

Um die täglich anfallende Arbeit im Büro erledigen zu können, ist eine gewisse Ausstattung notwendig. Diese verursacht abgesehen von den Anschaffungs- auch diverse Nebenkosten, die zwar von der Steuer teilweise abgesetzt werden können, aber dennoch die Ausgaben erhöhen. Folgende Tipps können dabei helfen, die Kosten im Büro oder Homeoffice zu senken und dabei gleichzeitig die Umwelt zu schonen.

Energie-effiziente Büroausstattung

Bei der Anschaffung von PCs, Druckern, Faxen und weiteren wichtigen Bürogeräten ist es wichtig Preise zu vergleichen und Angebote zu nutzen. Teilweise lassen sich dabei 30 Prozent der Anschaffungskosten einsparen. Darüber hinaus ist es wichtig, stromsparende Modelle auszuwählen, um sowohl bei der Anschaffung als auch bei den Nebenkosten zu sparen. Eine weitere Einsparmöglichkeit ergibt sich ebenfalls beim Betrieb: In den meisten Büros hat es sich eingebürgert, dass sämtliche Geräte dauerhaft auf Standby stehen – auch nach Feierabend und am Wochenende. Das verbraucht zwar nicht unbedingt sehr viel Strom, aufs Jahr hochgerechnet verursacht dies aber trotzdem Kosten von ungefähr 19 Euro. Steckdosenleisten mit einem Kippschalter sind daher eine sinnvolle Investition, da durch sie sämtliche Geräte gleichzeitig ausgeschaltet werden können.

Strom verbrauchen aber nicht nur der Computer, Drucker oder das Fax, sondern auch die Beleuchtung, welche die meiste Zeit des Büroalltags für effektives Arbeiten notwendig ist. Wer sich neue Lampen anschaffen möchte, sollte deshalb auf stromsparende LED-Technik setzen und sich für entsprechende Leuchten entscheiden. Die bereits vorhandene Bürobeleuchtung kann mittels Energiesparlampen stromsparend nachgerüstet werden. An sonnigen Tagen sollte jeder im Büro zudem darauf achten, dass Licht auch einmal auszuschalten, wenn es nicht gebraucht wird. Dies ist ebenfalls wichtig, wenn der Letzte das Büro verlässt.

Beim Verbrauchsmaterial auf Preise achten

Auch wenn im digitalen Zeitalter inzwischen deutlich weniger ausgedruckt wird als früher, verursachen die Verbrauchsmaterialien für den Drucker immer noch genug Kosten. Beim Papier sollte deshalb auf Mengenrabatte der Lieferanten geachtet werden. Alternativ lohnt sich der Kauf von Recyclingpapier, das in der Produktion kostengünstiger ist und damit auch beim Preis. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Druckerpatronen. Diese lassen sich nur bedingt in großen Mengen auf Vorrat kaufen, weil zumindest Tintenpatronen (im Gegensatz zu Tonerkartuschen) mit der Zeit eintrocknen können. Es gibt allerding eine andere Möglichkeit, um die Bürokosten in dieser Hinsicht zu senken. Als Alternative zu den teuren Original-Produkten der Druckerhersteller werden in Online-Shops, zum Beispiel hier, kompatible Druckerpatronen anderer Anbieter sowie Recycling-Tintenpatronen und –Tonerkartuschen verkauft. Letztere sind besonders empfehlenswert, weil sie nicht nur eine vergleichbare Qualität wie die Originale bieten, sondern auch weil sie umweltschonend sind. Für diese werden entsorgte Druckerpatronen verwendet, die wieder aufbereitet und neu befüllt werden.

Weitere Tipps zum Kostensparen im Büro

Nicht nur der Chef, sondern auch die Mitarbeiter sollten ein Bewusstsein für die entstehenden Kosten besitzen. Wer die Möglichkeiten zum Stromsparen kennt, wird diese wahrscheinlicher nutzen als einer, der darüber nicht informiert ist.
Von einer dauerhaften Zusammenarbeit mit Lieferanten profitieren: Unternehmen, bei denen regelmäßig und häufig bestimmte Büromaterialien gekauft werden, lassen oftmals mit sich handeln, sodass günstigere Konditionen vereinbart werden können.
Teilen sich mehrere, unterschiedliche Firmen ein Bürogebäude, ist es empfehlenswert, Einkaufsgemeinschaften zu bilden, um Mengenrabatte noch besser ausnutzen zu können.
Auf das optimale Klima achten: Heizkosten stellen in einem Büro ebenfalls einen hohen Kostenfaktor dar. Die ideale Temperatur liegt dabei zwischen 20 und 22 Grad und sollte entsprechend reguliert werden. Jedes Grad mehr benötigt in Etwa 6 Prozent mehr Energie. Zudem sollte das Fenster zum Lüften nicht gekippt, sondern für einige Minuten komplett geöffnet werden. Dies bringt nicht nur mehr frische Luft in einen Raum, es sorgt außerdem dafür, dass im Winter die Heizkosten nicht zu teuer werden.