Professionelle PDF-Lösung für Unternehmen

Beitrag aktualisiert am 3. November 2016Gerade im Unternehmen hat sich seit Jahren das PDF-Format durchgesetzt. Egal ob als Rechnung, Lieferschein oder Dokumente aller Art. Nur beim Archivieren und der Kommunikation mit anderen Mitarbeitern kommt es immer mal zu Problemen. Es wäre also praktisch, wenn man eine Software hätte, die einen Großteil der Arbeit im Dokumentenverkehr zentral abnimmt.

Mit webPDF effektiver arbeiten

Die Web-Software webPDF nimmt eine Menge Arbeit im unternehmerischen Alttag ab. PDFs organisieren, bearbeiten, archivieren. Mit dieser Software kann man bequem PDF teilen und zusammen fügen.

Funktionen im Überblick

PDF verbinden und teilen

Hier ist es möglich PDFs in mehrere Dateien zu splitten oder aus mehrere Dateien eine zu erstellen. So kann man Vorgänge und Korrespondenzen bündeln. Bearbeitungs- und Archivierungsprozesse lassen sich gezielt in bestimmten Themen, Vorgängen oder Kunden zuordnen. Dies erhöht die Effizienz im Unternehmen.

Text oder Grafik als Wasserzeichen einfügen

Gerade bei vertraulichen Dokumenten ist es wichtig, ein Wasserzeichen einfügen zu können. Dies stellt für webPDF kein Problem dar. So ist es auch möglich, Wasserzeichen nur auf bestimmte Einzelseiten, oder fortlaufend einzufügen. Es kann als Grafik oder Text an einer vorgegebenen Position eingefügt werden.

PDF-Dokumente in Grafiken exportieren

Es ist auch möglich, PDF-Dateien in Grafiken umzuwandeln. Als Ausgangsformat steht .tiff, .jpeg, .png, .gif oder .bmp zur Verfügung. Es ist auch hier möglich, einzelne Seiten oder das ganze Dokument an eines der Ausgangsformate zu exportieren. Der TIFF-Export dient unter anderem dazu, Dokumente für TIFF-basierter Archivsysteme vorzubereiten.

PDF-Dokumente zentral auf dem Server drucken

Bei dieser Funktion geht es nicht darum PDFs auf den eigenen PC/Drucker auszudrucken. Die Funktion wird eher bei größeren Unternehmen von großen Vorteil sein. Denn hier ist es möglich PDF-Dokumente an jeden beliebigen Drucker, der am Server angeschlossen ist, im Unternehmen zu senden und zu drucken. Dabei kann auch wieder gewählt werden, welcher Bereich gedruckt werden soll. Voraussetzung ist natürlich, dass der jeweilige Drucker unterstützt wird. Auch mobil von unterwegs kann bspw. ein Außendienst-Mittarbeiter ein Dokument oder eine (exportierte) Grafik an einem bestimmten Drucker im Unternehmen drucken. Dies verbessert die Unternehmenskommunikation und -organisation enorm. Die Administration/ Einrichtung der angeschlossenen Drucker, lässt sich zentral steuern. Es ist somit keine Konfiguration an einzelnen Arbeitsplätzen nötig.

Weitere Funktionen

Es ist möglich, jegliche Art von Dokumenten in PDF konvertieren
Man kann die E-Mails im Unternehmens rechtssicher archivieren
Mit der OCR-Funktionen können Grafiken, Scan- und Fax-Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare PDF-Dokumente umwandeln werden
Grafiken, Scan- & Faxdokumente wieder bearbeitbar machen
PDF-Dateien mit Signaturen und Zeitstempeln versehen
Neben der Installation auf einem Windows- oder Linux-Server, ist auch die Installation auf einem Virtuellen Server (als virtuelle Maschine unter VMware, Xenserver oder VirtualBox) möglich.

Hier findet sich die Software.

Bilderquelle: Unsplash / pixabay.com