Die Gründer von Startups, insbesondere diejenigen aus dem Bereich der Kleinstunternehmen, haben häufig ein Problem: Sie möchten sich ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, haben aber eine gesetzliche Verpflichtung, die sie dabei einschränkt – die Pflicht zur Buchführung. Das gilt sowohl für die kontinuierlichen Aufgaben während des täglichen Geschäftsbetriebs als auch für die Tätigkeiten rund um den Jahresabschluss des Unternehmens.
Doch die Buchführung – insbesondere die damit verbundenen Regelungen des Steuerrechts – sind komplex und erscheinen dem Laien manchmal als dichter Dschungel von Paragrafen und Pflichten. Doch die Einhaltung der Bestimmungen ist wichtig, um Sanktionen von Finanzamt & Co. zu vermeiden. Dieser Beitrag liefert Jungunternehmern und kleinen Betriebe wertvolle Tipps für die smarte Buchhaltung.
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Welchen buchhalterischen Aufgaben muss sich ein Startup stellen?
Es gibt eine ganze Palette von buchhalterischen Verpflichtungen. Was genau für das einzelne Unternehmen relevant ist, hängt unter anderem von seiner Rechtsform und den Umsätzen ab. Typische Beispiele für die Aufgaben der Buchführung sind die Verbuchung von Belegen, die Lohnabrechnungen eventueller Mitarbeiter, das Abführen von Umsatzsteuer und natürlich jedes Jahr die klassische Steuererklärung.
Zwei Tätigkeiten sind für den steuerrechtlichen Laien dabei besonders herausfordernd für die meisten frisch gebackenen Unternehmer. Zum einen ist es die Fähigkeit, die facettenreichen Geschäftsvorfälle wirklich auf den richtigen Konten zu verbuchen, sodass eine sachlich und summarisch richtige Buchhaltung umgesetzt wird. Zum anderen ist auch der Jahresabschuss für die Unternehmer eine Herausforderung. Denn Fehler werden durch die Steuerbehörden bestraft – und der Unternehmer kann sich nicht auf Unwissenheit berufen.
Kleinunternehmer oder nicht?
Für viele neue und kleine Unternehmen ist oft die sogenannte Kleinunternehmerreglung nutzbar. Sie dient als Erleichterung für viele Kleinstunternehmen, die einen bestimmten Umsatz nicht überschreiten. Das Basic für den optimalen Start in die geschäftliche Buchführung sollte es also sein zu prüfen, ob die (tatsächlichen oder prognostizierten) Umsätze die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerreglung nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) möglich machen. Meist lässt sich dies sogar unkompliziert mit dem zuständigen Sachbearbeiter bei den Finanzbehörden klären. Der Kleinunternehmer braucht keine Bilanz zu erstellen. Es genügt die EÜR.
Die Umsätze (und die Rechtsform) sind auch Basis für die Behandlung der Umsatzsteuer. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit – eine wertvolle Erleichterung in Sachen Buchhaltung, außerdem gibt es Unterschiede zwischen den Branchen, welcher Prozentsatz zu erheben ist. Diese Regelungen sind also von Beginn an zu beachten, sodass die Buchhaltung perfekt abgewickelt wird.
Kaufmännische Komplettlösung – was ist der Nutzen?
Natürlich ist eine moderne Buchführung im Idealfall digitalisiert. Eine kaufmännische Komplettlösung durch einen spezialisierten Software-Hersteller beinhaltet alle Funktionen, die für das Startup eines kleinen oder manchmal auch mittelständischen Unternehmen bedeutsam sind.
Das sind insbesondere:
- Verbuchung nach individuellem Kontenplan
- Online-Banking
- Vorbereitung des Jahresabschlusses
- Lohn- und Gehaltsbuchführung
- Meldungen an die Sozialversicherung
- Schnittstelle zu ELSTER für das Abschicken der Steuererklärung
- Steuertipps
Besonders wertvoll für den steuerlichen Laien ist es, dass Falschangaben durch die intelligenten Programme meist vermeidbar sind.
Fazit: Komplettlösungen lohnen sich
Eine fehlerfreie Buchhaltung im Handumdrehen ist mit den kaufmännischen Komplettlösungen auch für den Unternehmer ohne Buchhaltungskenntnisse gut durchführbar. Das richtige Programm sollte nach Funktionen und dem Preis-Leistungs-Verhältnis ausgewählt werden. In der Regel sind die Funktionen solcher Lösungen ohne hohen Einarbeitungsaufwand und selbst mit dem Smartphone effizient nutzbar.
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Wer schreibt hier: Torsten Seidel
Gambio Shop-Einrichtung und Pflege
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