Verwaltung und Buchhaltung im Online-Shop

Beitrag aktualisiert am 14. Oktober 2024

Die Beliebtheit des Onlineshoppings ist ungebrochen. Konsumenten lieben sowohl die Einfachheit des Vorgehens als auch große Produktvielfalt, ohne dabei auch nur einen Schritt vor die eigene Haustür machen zu müssen. Shop-Betreiber stehen daher stets vor der Mammutaufgabe, nicht nur neue Kunden zu akquirieren, sondern vor allem die Bestandskunden auch langfristig zu halten. Um weiterhin für potenzielle Käufer interessant zu sein, gilt es, sowohl die Verwaltung als auch die Buchhaltung stets im Griff zu haben. Denn nur so kann man gewährleisten, dass die Abläufe hinter den Kulissen reibungslos ablaufen.

Ohne Shopsysteme funktioniert gar nichts

Was gerade Gründer im E-Commerce oftmals unterschätzen, ist die Technik im Hintergrund. Dazu zählt vor allem das Shopsystem. Relevant bei der Entscheidung sind die eigenen Bedürfnisse sowie die Anforderungen, denen das System gerecht werden muss. Eine bequeme Produktverwaltung ist hierbei das A und O. Denn die zu verkaufenden Waren sollten dem Konsumenten in ansprechender Form präsentiert werden. Das bedeutet unter anderem:

Detaillierte Produktangaben (Gewicht, Bestand, Farben etc.)
Versandarten
Zahlungsmodalitäten
Bilder, welche die Vorzüge des Objektes perfekt zur Geltung bringen

Wenn Konsumenten Waren kaufen wollen, informieren sie sich vorher im Internet. In der Regel vergleichen sie mehrere Online-Shops. Dort, wo das Angebot am besten ist, wird letztendlich gekauft. Ausschlaggebend für den Kauf sind diese zwei Faktoren:

Produktbeschreibungen:

Das Shopsystem muss daher stets auf dem aktuellen Stand sein. Die Texte sollten nur Details enthalten, die wirklich zutreffen. Beschönigende Aussagen sind daher zu vermeiden. Shop-Betreiber müssen ihre Produkte zwar anpreisen, dabei aber nicht übertreiben. Ebenso verhält es sich mit den dazugehörigen Bildern. Wer plant, sich in absehbarer Zeit zu vergrößern, sollte beim Kauf zudem auf verfügbare Schnittstellen achten – beispielsweise zu den einzelnen Herstellern, aber ebenfalls zum eigenen Warenwirtschaftssystem und zur Buchhaltung.

Shopverwaltung:

Es gibt nichts, was Konsumenten mehr stört, als Lieferschwierigkeiten. Vor allem dann, wenn im Shop nicht ersichtlich war, dass die gewünschte Ware nur noch in begrenzter Stückzahl verfügbar ist. Um Kunden zufriedenzustellen, sollten Webshop-Betreiber zwingend darauf achten, dass geringe Lagerbestände klar kommuniziert werden. Zur Shopverwaltung zählt außerdem das Design. Seiten, die nicht aufrufbar sind, lange Ladezeiten und unvollständig angezeigte Kategorien zeugen nicht unbedingt von Professionalität.

Buchhaltungssysteme sparen Zeit und Geld

Neben der Verwaltung ist die Buchhaltung des Online-Shops ein zentraler Faktor des täglichen Betriebs. Die unternehmerische Buchführung ist umfangreich und nicht immer einfach. Gerade bei einem Webshop kann sie sich sogar als äußerst zeitintensiv herausstellen. Denn wie in jeder Firma erwartet den Betreiber folgende Aufgaben:

Ausgehende Rechnungen erstellen
Eingehende Papiere abrechnen
Angebote für Hersteller schreiben, deren Waren man vertreiben möchte
Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Hinzu kommen die Ausgaben für Dienstleistungen wie die Logistik, oder Anschaffungen wie Hardware. Gerade Rechnungen müssen im E-Commerce schnell von der Hand gehen. Denn sobald ein Konsument eine Bestellung tätigt, erwartet dieser mittlerweile innerhalb von Minuten eine entsprechende Rechnung im E-Mail-Postfach. All dies ist ohne eine helfende Software kaum mehr möglich.

Verwaltung und Buchhaltung sind genauso wichtig wie Marketing

Selbstverständlich nimmt beispielsweise das Marketing einen wichtigen Aspekt im E-Commerce ein. Vor allem wenn es darum geht, neue Kunden oder eine ganze Zielgruppe zu erreichen. Ebenso wichtig sind jedoch die Prozesse im Hintergrund, welche dafür sorgen, dass die Zufriedenheit der Bestandskunden langfristig erhalten bleibt. Denn nur wenn die Produkte ansprechend gestaltet sind und der Bestellvorgang reibungslos funktioniert, kaufen Konsumenten erneut in einem Shop ein.