Für die meisten Menschen ist es selbstverständlich, sich im Berufsleben bei persönlichen Treffen mit Kollegen und Geschäftspartnern professionell und freundlich zu verhalten.
Mittlerweile ist der Arbeitsalltag jedoch auch immer stärker von Meetings geprägt, die nicht mehr an einem physischen Ort, sondern im Internet stattfinden. Diese visuelle Art des Austausches von Informationen wurde vor allem im Rahmen der Coronapandemie immer beliebter.
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Allerdings bietet eine Videokonferenz durchaus auch das Potential, in einige Fettnäpfchen zu treten. Welche das sind beziehungsweise wie diese umgangen werden können, erklärt der folgende Artikel.
Ein ordentlicher Hintergrund
Die Regeln, die im Rahmen von Videokonferenzen zu beachten sind, unterscheiden sich im Grunde kaum von denen, die von persönlichen Meetings bekannt sind.
Der Schreibtisch sollte sich somit als aufgeräumt zeigen und der Hintergrund nicht ablenken. Von Bedeutung ist ebenfalls eine gute Beleuchtung sowie ordentliche und vollständige Unterlagen.
Mit diesen Grundvoraussetzungen werden bereits die wichtigsten Anforderungen an ein erfolgreiches Meeting erfüllt.
Die passende Kleidung
Es wäre ein großer Fehler, die Videokonferenz mit einem privaten Facetime-Anruf oder einem Whatsapp-Chat zu verwechseln.
Absolut tabu sind daher Jogginghosen oder anderweitige legere Freizeitkleidung, die viele Arbeitnehmer vor allem im Home-Office häufig tragen. Vielmehr ist auf Kleidung zu setzen, die auch bei einem herkömmlichen Meeting im Büro gewählt werden würde.
Die Pünktlichkeit
Pünktlichkeit stellt nicht nur bei persönlichen Treffen eine hochgeschätzte Tugend dar. Auch das Einwählen in die Online-Konferenz sollte unbedingt pünktlich stattfinden – idealerweise sogar lieber ein oder zwei Minuten von der vereinbarten Startzeit.
Die Vorstellung
Die Person, welche die Videokonferenz organisiert, sollte sich eine nette Einführung in das Meeting überlegen.
Durch diese sind beispielsweise die weiteren Teilnehmer freundlich zu begrüßen und dabei mit ihrem Namen anzusprechen. Sollten an dem Meeting auch externe Personen beteiligt sein, sollten diese um eine kurze Vorstellung gebeten werden.
Eine deutliche Aussprache
Zu hohe Sprechgeschwindigkeiten können vor allem im Rahmen von Videokonferenzen schnell zu einem leidigen Problem werden. Wird zu schnell gesprochen, können die anderen Teilnehmer nur schwer etwas verstehen. Ein positiver Eindruck lässt sich dagegen erzeugen, indem mit klarer Artikulation und einer deutlichen Aussprache kommuniziert wird.
Bei einer internationalen Videokonferenz wird in der Regel die Dienstleistung eines Dolmetschers benötigt. Das Konsekutivdolmetschen in der Video-Konferenz zeigt sich etwa als besonders empfehlenswert.
Der Gesamteindruck
Während des Sprechens sollte stets gelächelt werden, auch wenn der Sprecher aktuell nicht von den anderen Teilnehmern gesehen wird.
Die Stimme erhält dadurch nämlich gleich eine wesentlich sympathischere und freundlichere Wirkung.
Die Geräuschkulisse
Das Mikrofon ist außerdem keinesfalls zu nah an dem Mund zu platzieren. Die weiteren Meeting-Teilnehmer würden dann schließlich mit großer Wahrscheinlichkeit jedes Räuspern und jeden Atemzug über ihre Kopfhörer mitbekommen.
Kommt es zu längeren Sprechpausen, ist das Mikrofon konsequent auf stumm zu schalten. Somit besteht auch keinerlei Gefahr, dass die Konferenz durch anderweitige Störgeräusche beeinträchtigt wird.
Die Sichtbarkeit
Sollten sich in einem Raum mehrere Teilnehmer befinden, sind die einzelnen Personen so zu platzieren, dass jede von ihnen gut sichtbar ist.
Im Meetingraum ist es außerdem tabu, sich anderen Dingen zu widmen, wie etwa dem Schreiben von E-Mails. Dies bringt den weiteren Teilnehmern schließlich kaum die nötige Wertschätzung entgegen.
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Wer schreibt hier: Torsten Seidel
Gambio Shop-Einrichtung und Pflege
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