Je größer die Produktpalette eines Onlineshops ist und je mehr Bestellungen man als Shopbetreiber zu bewältigen hat, desto undurchsichtiger wird mit der Zeit der Warenumschlag. Für einen Onlinehändler ist es essentiell, alle Warenbestände sowie die laufenden Bestellungen und Retouren immer genau im Überblick zu haben. Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi, bietet hierbei professionelle Unterstützung.


Sinn und Zweck von Warenwirtschaftssystemen

Ein Warenwirtschaftssystem sorgt dafür,

  • den Einkauf
  • den Verkauf
  • die Lagerhaltung

direkt miteinander zu verknüpfen, indem sämtliche Wareneingänge und –ausgänge von einer zentralen Stelle aus verwaltet werden. Alle Warenbestände können hierüber ganz einfach abgerufen werden, um eine effiziente Lagerwirtschaft zu ermöglichen. Es unterstützt Onlineshops also dabei,

a) Waren mit möglichst geringem Zeit- und Kostenaufwand in den Betrieb zu transportieren,
b) sie platzsparend und übersichtlich zu lagern und
c) sie auch wieder pünktlich auszuliefern.

Darüber hinaus dienen viele Warenwirtschaftssysteme ebenfalls dazu, Rechnungen, Aufträge und Mahnungen zu verwalten.

Technische Funktionsweise

Heute werden hauptsächlich Software-Programme verwendet, um die Warenwirtschaft in einem Betrieb zu organisieren. Aus technischer Sicht funktionieren sie mit Schnittstellen, die über ein bestimmtes Datenaustauschformat, wie beispielsweise über XML- oder CSV-Dateien verfügen. Sobald nun ein Produkt über einen bestimmten Marktplatz verkauft wird, werden in dieser Datei sämtliche wichtige Parameter angezeigt, darunter

  • Artikelnummer
  • Preis
  • verkaufte Stückzahl
  • Versandkonditionen
  • uvm.

So können Bestellungen und Rechnungen, aber auch das Kundenmanagement und Retouren zentral abgewickelt werden.

Die Vorteile für Shopbetreiber

Warenwirtschaftssoftwares verfügen über verschiedenste Funktionen in den Bereichen Ein- und Verkauf sowie in der Lagerhaltung. Ganz allgemein nimmt eine Warenwirtschaftssoftware Shopbetreibern also zunächst einmal jede Menge Arbeit in der Verwaltung ab. Besonders, wenn mehrere Marktplätze, wie zum Beispiel Amazon und Ebay genutzt werden, bedeutet ein solches Programm eine immense Arbeitserleichterung. Der Warenbestand muss hier nämlich nicht in unterschiedlichen Systemen verwaltet werden, sondern lediglich in einem. Zusammenhänge müssen also nicht erst von den Mitarbeitern erkannt werden, sondern sie sind auf Knopfdruck ersichtlich.

Überaus nutzerfreundliche Warenwirtschaftssoftwares mit ausgezeichneter Qualität und besonderen Serviceleistungen stellt zum Beispiel die Firma Lexware zur Verfügung. Man hat die Möglichkeit, die Software erst einmal 30 Tage lang zu testen, um zu sehen, ob man mit dem System gut arbeiten kann und ob es sich für die persönlichen Zwecke eignet. Einen leichten Einstieg ermöglichen zur Verfügung gestellte Videos, in denen die wichtigsten Grundlagen des Programms übersichtlich erklärt werden. Darüber hinaus hat man die Möglichkeit, an kostenlosen Online-Schulungen teilzunehmen. Über die Software wird außerdem nicht nur der Überblick am PC ermöglicht: Ein integrierter Cloud-Service ermöglicht Shopbetreibern, via App auch vom Smartphone oder Tablet von unterwegs aus auf alle Daten zuzugreifen.

Ab wann sollten Onlinehändler über ein Shopsystem nachdenken?

Prinzipiell lohnt sich die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems für Onlineshops immer – egal ob groß oder klein. Am besten nutzt man bereits von vornherein eine spezielle Software-Lösung, um die Fehleranfälligkeit im Betrieb zu reduzieren und damit sich erst gar keine Probleme einschleichen können.

Shopsysteme, die bewusst auf Warenwirtschaftssysteme verzichten, bringen oft rudimentäre

Ab wann sollten Onlinehändler über ein Shopsystem nachdenken

Funktionen mit, um die eingegangenen Aufträge zu einem gewissen Grad auch verwalten zu können, oder um Kunden Lagerbestände zu vermitteln. Die fehlende Systemtiefe wirkt sich dann irgendwann negativ auf die Ressourcen und die Mitarbeiter aus. Folglich treibt dieser Umstand mit der Zeit die Kosten in die Höhe und die Margen sinken. Ganz anders sieht es aus, wenn man bereits während der Geschäftsgründung ein professionelles System integriert.

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt ein Unternehmen nicht nur dabei, den täglichen Warenstrom zu koordinieren, sondern es gibt auch einen sehr detaillierten Aufschluss darüber, wie das Geschäft läuft. Da sich damit innerhalb kürzester Zeit unterschiedliche betriebswirtschaftliche Auswertungen tätigen lassen, lassen sich auch strategische Planungen leichter durchführen. Man kann sich beispielsweise die umsatzstärksten und -schwächsten Kunden anzeigen lassen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um in Zukunft noch profitabler zu wirtschaften.

Bilderquelle: Oleksiy Mark / Rawpixel.com / Fotolia

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