5 Tipps, um die Unternehmensausgaben effizienter zu gestaltenLesezeit ~ 5 Min.

Beitrag aktualisiert am 15. November 2021

In der heutigen Zeit werden immer mehr Möglichkeiten geboten, um Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Beispiel dafür wären Mitarbeiterkarten, welche sich vor allem bei Unternehmensausgaben als besonders nützlich erweisen. Zahlungsvorgänge und Abwicklungen werden vereinfacht, man behält stets den Überblick über sämtliche Finanzen und zudem hilft es bei Optimierungen in der Buchhaltung.

#1 Spesen ohne private Barauslagen

Speziell bei Mitarbeitern, die des Öfteren geschäftliche Erledigungen vollführen müssen, kann es vorkommen, dass diese vorerst aus ihren eigenen Taschen bezahlen und im Anschluss eine Rückerstattung beim Unternehmen beantragen. Für diese Barauslagen müssen dann immer alle Belege gesammelt und bei der Buchhaltung eingereicht werden, die wiederum alle Zahlungen zum Monatsende verbuchen müssen. Dieser Vorgang ist mit einem großen und mühsamen Aufwand verbunden, welcher von Mitarbeiterkarten abgelöst werden kann. Angestellte erhalten einen Zugriff auf das Geschäftskonto in Form einer physischen oder virtuellen Kreditkarte. Diese können nur für einmalige Anlässe ausgestellt werden oder es wird für eine bestimmte Person ein gewisses Limit gesetzt. Dadurch können Mitarbeiter von unterwegs oder online stets auf das Geschäftskonto zugreifen und ersparen sich somit anfallende Spesen.


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#2 Überblick von Transaktionen

Für einen Geschäftsführer ist es von äußerster Wichtigkeit sämtliche Zahlungsflüsse innerhalb des Unternehmens im Auge zu behalten und über Vorgänge Bescheid zu wissen und unnötige oder doppelte Zahlungen zu vermeiden. Man kann kontrollieren, wer überhaupt eine solche Mitarbeiterkarte bekommt, für welche Zwecke sie dient und ob sie auf ein bestimmtes Budget limitiert wird. Da jede Mitarbeiterkarte einem bestimmten Angestellten zugewiesen wird, kann somit auch jede Transaktion genau zugeordnet werden. Zudem verringert sich das Haftungsrisiko und die Chance auf Kreditkartenbetrug, weil bei suspekten Anzeichen die Karte sofort eingefroren wird. Dies bringt Sicherheit und Kontrolle, bezogen auf Ausgaben und Finanzen, ins Unternehmen.

#3 Digitalisierung der Belege

Des Weiteren gestaltet sich das Sammeln und Festhalten von Belegen um einiges einfacher. Oft wurden Belege vergessen oder nicht zur Gänze an das Finanzteam weitergereicht, was zu vielen Schwierigkeiten in der Buchhaltung geführt hat. Dank der Möglichkeit des simplen Einscannens der entsprechenden Dokumente, kann diesem Problem nun entgegengewirkt werden. Durch Echtzeitdatenvermittlung bekommt ein Angestellter nach jeder getätigten Transaktion eine Erinnerung für die online Einreichung seines Beleges. Der Upload kann ganz einfach über eine entsprechende App vollzogen werden und Mitarbeiter haben zudem eine Einsicht auf alle bisherigen Zahlungen und welche Belege eventuell dazu noch fehlen. Um all diese Dinge muss sich daher weder der Geschäftsführer noch die Finanzabteilung mehr kümmern.

#4 Einfachere Gestaltung von Dienstreisen

Dienstreisen können durch die Verwendung von Mitarbeiterkarten genauso einfacher gestaltet werden, da die Vorplanung bezüglich des notwendigen Budgets nicht mehr in diesem Ausmaß vonnöten ist. Denn festgelegte Limits können online ganz einfach erhöht oder neu gesetzt werden. Somit muss auch hier der Mitarbeiter während seinem Aufenthalt keine unternehmensbezogenen Kosten mehr übernehmen und keine Rückerstattung der Spesen anfordern. Notwendige Ausgaben vor Ort, wie Unterkünfte, Transportmittel oder Kosten für Arbeitsmeetings, können flexibel entschieden und im Handumdrehen beglichen werden

#5 Verbesserung des Finanzmanagements

Eine ordnungsgemäße Buchführung kann durch die Verwendung von Mitarbeiterkarten erleichtert werden. Dank der Erinnerung an den Upload der digitalisierten Belege, werden viele Schwierigkeiten vermieden und somit eine lückenlose Aufzeichnung ermöglicht. Das Hinzufügen möglicher Notizen und Erläuterungen trägt zu einem besseren Verständnis etwaiger Transaktionen für das Finanzteam bei und erleichtert die Kategorisierung von Zahlungen. Da auch die relevantesten Daten eines Beleges automatisch herausgefiltert werden, erspart man sich bei der Rechnungsgestaltung eine Menge Zeit. Durch die verbesserte und genauere Buchführung ist man jederzeit für eine Buchprüfung gewappnet.

Fazit

Wie man also sieht, weisen Mitarbeiterkarten viele Vorteile für ein Unternehmen auf und optimieren zudem auch noch die Gestaltung von Unternehmensausgaben. Dies hat nicht nur positive Aspekte für den Geschäftsführer selbst, sondern auch für sämtliche Mitarbeiter und für die Finanzabteilung. Man behaltet den Überblick aller Ausgaben, Spesen können eingespart werden und eine lückenlose Buchführung ist das Resultat.

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