Interne oder ausgelagerte IT-Abteilung? Vor- und Nachteile

Beitrag aktualisiert am 13. Februar 2020

Die große Mehrheit der Unternehmen wird heute IT-Anforderungen haben, und für einen großen Teil der Unternehmen wird die IT entscheidend für den täglichen Geschäftsbetrieb sein. Dabei brauchen die meisten Unternehmer nicht nur ein IT-Softwarepaket von der Stange, sondern zunehmend personalisierte Lösungen – und personalisierten Support. Daher stellt sich schnell die Frage, ob man als Unternehmer sich eine eigene InHouse IT-Abteilung leisten, oder auf professionellen Support eines externen Dienstleisters setzen sollte.

Gerade wer maßgeschneiderte Programme, Software und Anwendungen nutzt, braucht eine persönliche IT-Unterstützung, wenn man nicht selbst erhebliches Fachwissen in IT und Informatik hat.

Eine interne IT-Unterstützung

Der Aufbau eines internen IT-Teams hat Vorteile. Mit den richtigen Mitarbeitern, mit der richtigen Erfahrung und Qualifikation kann eine Firma ein maßgeschneidertes Support-Team mit fundierten und spezialisierten Kenntnissen über die spezifischen Einrichtungen und Systeme des Unternehmens aufbauen. Wenn sie vor Ort stationiert sind, ist die Abteilung eigentlich immer sofort verfügbar und kann Probleme relativ schnell lösen. Einige Unternehmen betrachten dies als unschätzbar wertvoll für potenzielle Notfälle, wie z.B. Sicherheitsverletzungen.

Der Aufbau eines internen IT-Teams erfordert jedoch Zeit, Geduld und oft einen erheblichen Kapitalaufwand. Unternehmen müssen verstehen, welche Fähigkeiten sie in der Zukunft benötigen werden, um ein effektives Team aufzubauen. Dies kann selbst für den vorausschauendsten Unternehmensleiter schwer vorhersehbar sein.

Oft sind sehr kleine IT-Abteilungen von ein oder zwei Mitarbeitern inhärent problematisch, denn auch die besten und erfahrensten IT-Fachleute werden Wissenslücken haben, die überbrückt werden müssen. Auch können Urlaube und Krankheitsfälle zu Problemen führen. Wenn die IT-Abteilung Krank oder im Urlaub ist, können Probleme nicht gelöst werden.

Externe IT-Dienstleister

Einer der Hauptvorteile eines externen IT-Dienstleister sind die finanziellen Einsparungen, die es bietet. Im Allgemeinen ist ausgelagerte IT-Unterstützung kostengünstiger als die Bildung eines internen Teams, und Sie können erwarten, dass Sie eine feste monatliche oder benutzerspezifische Gebühr zahlen. Der genaue Preis hängt normalerweise von der Anzahl der Benutzer und dem Umfang des Supports ab, aber sobald Sie die Berechnungen durchgeführt haben, ist die Auslagerung in der Regel der kostengünstigste Weg.

Ein externer IT-Support bietet im Optimalfall Unterstützung rund um die Uhr, zumindest muss sich das Unternehmen keine Sorgen Schwierigkeiten wie Krankheit und Urlaubsabsicherung machen muss. Die meisten IT-Support-Anbieter haben eine eigene Leitung außerhalb der Geschäftszeiten, so dass Sie jederzeit auf den Support zugreifen können. Viele Probleme können heute per Fernzugriff gelöst werden, so dass Sie möglicherweise nicht ständig ein Vollzeitteam vor Ort benötigen.

Außerdem haben spezialisierte IT-Dienstleister einen größeren Pool an Fachwissen. Ein hochwertiges IT-Outsourcing-Unternehmen hat Mitarbeiter mit verschiedensten Erfahrungen und Qualifikationen und kann daher immer, jemanden finden, der auch in ungewöhnlichen Fällen, die beste Lösung finden

Ein externes Unternehmen hat im ersten Moment den Nachteil, dass es sich erst in die Thematik und speziellen Anforderungen des Unternehmens einarbeiten muss. Dauerhaft werden Dienstleister aber ebenso an das Unternehmen gewöhnt sein, wie eine interne Abteilung

Bedenken hinsichtlich Datenschutz, Datenbesitz und – wiederherstellung sind unbegründet. Professionelle Dienstleister halten die verschiedenen Anforderungen von DSGVO und BDSG ein und entsprechende Vereinbarungen hinsichtlich Verschwiegenheit und Datenbesitz regeln das Übrige. Service Level Agreements sollten die Art und Weise der Priorisierung von Problemen, die Reaktionszeiten und die Strafen bei Nichterreichen dieser Ziele festlegen. Kundenbindungsrate und Empfehlungen vermitteln eine grobe Vorstellung von der Qualität des Dienstleisterns.

Fazit

Es kann schwierig sein, zu entscheiden, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, aber es ist klar, dass es keine Einheitslösung gibt, wenn es um die IT-Unterstützung geht.

Für einige Unternehmen mag keiner der beiden Ansätze zu 100 % richtig sein. Dies führt einige dazu, sich für ein Hybridmodell zu entscheiden, das Elemente des Outsourcing mit einem internen Team kombiniert. Das Wichtigste ist, den richtigen IT-Outsourcing-Partner zu finden, der Ihr Geschäft und Ihre Bedürfnisse versteht.