Alles im Blick behalten: Einkaufssoftware im Überblick

Beitrag aktualisiert am 15. Juli 2024

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Wenn es in Unternehmen Probleme mit dem Einkauf gibt, führt dies nicht selten dazu, dass die Produktion und der Verkauf ausgesetzt werden müssen. Dies geht natürlich auch mit finanziellen Einbußen einher. Die Probleme, die auftreten können, können dabei vielfältig sein: Beispielsweise, die Nachbestellung einer zu geringen Produktmenge, ein unzuverlässiger Lieferant oder fehlende Informationen über einen geringen Lagerbestand.

Eine professionelle Einkaufssoftware, wie die Software ASTRAS von QAD, kann dabei helfen, dass diese Probleme schon bald der Vergangenheit angehören. Durch hilfreiche Softwareunterstützung werden durch einen elektronischen Anfrageprozess von der Erfassung des Bedarfs, über RFI, RFQ, die Vergabedokumentation bis zur eigentlichen Bestellung alle Abläufe effizient unterstützt. Das Programm kann dabei flexibel an alle individuellen Unternehmensprozesse angepasst werden.

Einkaufssoftware – Was ist das überhaupt?

In der Regel ist eine Einkaufssoftware ein cloudbasiertes Werkzeug, welches für Unternehmen wertvolle Unterstützung bei allen Abläufen im Bereich des Wareneinkaufs bietet. Hier werden infrage kommende Lieferanten angezeigt, Erinnerungen bei einem sinkenden Bestand ausgegeben und Aufträge für Nachbestellungen automatisch erteilt. Die Software für den Einkauf gehört zu der Ressourcenplanung eines Unternehmens.

Diese Funktionen muss eine gute Einkaufssoftware erfüllen

Damit alle Aufgaben, die im Bereich des Einkaufs anfallen, optimiert und auch automatisiert werden können, muss die jeweilige Software verschiedene, umfangreiche Funktionen bieten, damit das Unternehmen durch den gesamten Bestellprozess hinweg effektiv unterstützt werden kann.

Automatische Bedarfsmeldung

Ein Unternehmen muss wissen, was es braucht. Automatische Warnungen über eine geringe Bestandsmenge sorgen genau dafür. Wenn der Bestand eines Rohstoffs oder eines Produktes unter einen definierten Grenzwert sinkt, wird von dem System eine Warnung ausgegeben, sodass der Bestellvorgang umgehend eingeleitet werden kann.

Verwaltung von Dokumenten

In der Einkaufssoftware müssen viele Dokumente, die den Einkaufsbereich betreffen, hinterlegt werden können. Das sind in der Regel Aufträge, Bestellungen, Verträge, Rechnungen und auch digitalisierte Lieferscheine. Durch die Software wird eine ordentliche und stets erreichbare Archivierung und Dokumentation möglich.

Vergleich von Lieferanten

Durch umfangreiche Lieferantenkataloge wird es den Unternehmen ermöglicht, dass für die gewünschten Produkte Preisvergleiche unkompliziert angestellt werden können. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Preise und welche Lieferzeiten bei welchem Lieferanten gelten.

Erstellung von Angeboten und Bestellungen

Nachdem die Wahl auf einen Lieferanten gefallen ist, kann durch die Software mit Hilfe hinterlegter Standard-Dokumente unkompliziert ein Angebot erstellt oder eine Bestellung in Auftrag gegeben werden.

KPI Dashboards und Analysen

Außerdem sollte eine gute Einkaufssoftware über die Funktion verfügen, wichtige KPIs für den Einkaufsprozess durch dynamische Dashboards anschaulich darzustellen. So wird stets ein Überblick über alle wichtigen Daten in Echtzeit ermöglicht, wie beispielsweise eine Gewinn/Verlust-Rechnung.

Aus- und Eingang von Waren

Die Einkaufssoftware weiß genau, wann die Lagerbestände den kritischen Bereich erreichen – das gleiche gilt auch für die Auffüllung der Bestände. Es werden Protokolle über die Wareneingäne und -ausgänge erstellt und detailliert dokumentiert. So können die Bewegungen zu jeder Zeit nachvollzogen und überprüft werden.

Verwaltung von Kontakten

Natürlich hilft eine gute Einkaufssoftware auch dabei, eine umfangreiche Datenbank von Herstellern und Lieferanten zu erstellen, von denen die Produkte oder Rohstoffe bezogen werden. Die Kontaktdaten werden gesammelt, aufbereitet und gespeichert, sodass auf diese stets schnell und unkompliziert zugegriffen werden kann.