Wie Rechnungsprogramme den Büroalltag erleichtern

Beitrag aktualisiert am 28. März 2018

Schon immer nutzen Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, nicht nur bei organisatorischen Aufgaben, wertvolle Softwaretools. Die Anzahl dieser Alltagshelfer ist groß und reicht von Textverarbeitungs- über Grafik- bis hin zu Rechnungsprogrammen. Gerade Programme zur Erstellung von Rechnungen versprechen einen großen Nutzen. Aber warum sind Rechnungsprogramme für Unternehmer so wichtig und wodurch zeichnet sich ein gutes Programm überhaupt aus?Um am Markt bestehen zu können, sind für Selbstständige die Kundenakquise sowie die Abwicklung des Auftrags bzw. die Erbringung der Leistung das A und O. Denn nur wer gute Arbeit leistet, darf sich über Folgeaufträge und Weiterempfehlungen freuen. Damit man genau hierfür den Kopf frei hat und all seine Fähig- und Fertigkeiten in die eigentliche Arbeit stecken kann, sollten Selbstständige die Hilfe von wichtiger Bürosoftware wie Rechnungsprogrammen in Anspruch nehmen, zumal in der Welt der Selbstständigen heutzutage ohne Computer oder Internet nichts mehr geht.

Kunden, Rechnungen, Zahlungsverkehr und erbrachte Leistungen verwalten

Natürlich kann man sich auch in Eigenregie um das Rechnungsschreiben und die Buchführung kümmern. Es droht die Gefahr, schnell den Überblick über den Zahlungsverkehr oder die versendeten Rechnungen zu verlieren.

Ein Rechnungsprogramm verschafft nicht nur den perfekten Überblick, es kann noch mehr. Neben der Kundenverwaltung und dem Erstellen von Rechnungen kann der Zahlungsverkehr sehr einfach verbucht werden. Das erspart lästiges rechnen, falls ein Kunde mal Teilzahlungen leistet. Außerdem hinterlegt man jede erbrachte Leistung umgehend im Programm, egal ob die Rechnung sofort oder erst am Monatsende versendet wird. Zudem kann jede regelmäßige Leistung wie z.B. monatliche Beratungspakete, Verträge oder Hosting-Pakete hinterlegt werden, sodass diese automatisiert zum richtigen Zeitpunkt vermerkt werden. Die Rechnung erstellt und versendet man dann mit wenigen Klicks in zwei Minuten.

Falls eine Rechnung überfällig wird, erinnert das Programm an den Versand einer Zahlungserinnerung oder versendet diese, wenn gewünscht, sofort.

Das richtige Rechnungsprogramm finden

Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Rechnungsprogrammen. Grundsätzlich ist ein webbasiertes Programm sehr empfehlenswert. Man kann sich von überall aus einloggen, muss keine Installation auf dem Computer vornehmen und erhält zum Beispiel bei Gesetzesänderungen sofort ein Update. Auch die Nutzung auf dem Handy oder Tablet-PC ist problemlos möglich.

Dann sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter ein deutsches Unternehmen ist und seine Server auch in Deutschland hostet. Wichtig ist für die Alltagstauglichkeit die Benutzeroberfläche, diese muss einfach und verständlich sein. So ist es sinnvoll, dass das Programm nicht mit zu vielen Funktionen überladen ist, die niemals Verwendung finden. Zudem ist ein kostenloser Telefon-Support, vor allem in der Anfangszeit, sehr hilfreich. Viele Anbieter richten die Rechnungsvorlagen für Ihre Kunden auf Nachfrage sogar kostenlos ein.

Ein Rechnungsprogramm, das die oben genannten Kriterien erfüllt, ist FirstBill. Es bietet eine intuitive und durchdachte Benutzeroberfläche, besonders hohe Sicherheitsstandards und kann sehr gut an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Die Rechnungsvorlage wird schon bei der Registrierung vorkonfiguriert, sodass sofort die erste Rechnung geschrieben werden kann.

Hinweis: dieser Beitrag wurde gesponsert. Der Inhalt beruht auf einer persönlichen Meinung.