Beitrag aktualisiert am 24. Oktober 2019
Dass heute kein modernes Unternehmen mehr ohne Internet auskommt, steht außer Frage. Aber nicht nur sichtbare Prozesse wie Werbung oder Verkauf laufen inzwischen online ab. Auch die Arbeit hinter den Kulissen verändert sich immer mehr, je weiter die Technik voranschreitet. Für die Buchhaltung bedeutet das konkret: Viele Verwaltungsaufgaben, die früher unzählige Stunden Arbeitszeit gekostet haben, lassen sich nun automatisch erledigen. Wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit der richtigen Software zur mühelosen Routine werden, erklärt dieser Artikel.
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Lohn oder Gehalt? Worauf es bei der Abrechnung ankommt
Wer nicht selbstständig, sondern in einem festen Beschäftigungsverhältnis tätig ist, kann dafür zwei verschiedene Arten von Entgelt bekommen:
Das Gehalt umfasst einen festen Betrag, den Angestellte jeden Monat erhalten – egal, wie viele Stunden sie tatsächlich gearbeitet haben.
Der Lohn errechnet sich aus den tatsächlich geleisteten Stunden und kann dementsprechend schwanken.
Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zeigt an, wie sich das jeweilige Entgelt (meist über den Zeitraum von einem Monat) zusammensetzt. So können nicht nur die zuständigen Finanzämter, sondern auch die Arbeitnehmer selbst ihre Abzüge vom Bruttoverdienst nachvollziehen. Zu diesen Abzügen zählen grundsätzlich:
a) Steuerliche Abgaben:
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
b) Beiträge zur:
- Kranken-,
- Arbeitslosen-,
- Renten- und
- Pflegeversicherung
Je nach Beschäftigungsart gelten im Einzelnen jedoch unterschiedliche Regelungen. Welche Beitragssätze für bestimmte Berufsgruppen anfallen, zeigt ein fachspezifischer Lexikonartikel zum Thema Mitarbeitertypen. Insgesamt gibt es zehn Möglichkeiten:
- Festanstellungen (auch Midi-Jobber)
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) mit Rentenversicherung
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) ohne Rentenversicherung
- Angestellte Geschäftsführer
- Geschäftsführende Gesellschafter
- Kurzfristig Beschäftigte
- Werkstudenten
- Beschäftigte Rentner
- Auszubildende
- Praktikanten
Angesichts der Vielzahl an Arbeitsverhältnissen und entsprechenden Vorschriften empfiehlt es sich, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen mithilfe einer Software zu erstellen. Vor allem junge Unternehmer sparen dadurch ein beachtliches Maß an Zeit, Geld, und nicht zuletzt: Ärger.
Online-Buchhaltung: schnell, einfach & direkt
Ein Softwareprogramm zur Lohnabrechnung erledigt lästige Fleißarbeiten, ohne dass dafür zusätzliche Personalkosten entstehen. Dazu gehören unter anderem folgende Aufgaben:
- Firmen- und Mitarbeiterdaten verwalten
- Abwesenheiten protokollieren
- Pflichtmeldungen erstellen und fristgerecht an zuständige Behörden verschicken
- Alle notwendigen Dokumente (inklusive SEPA-Formular) für die Online-Überweisung bereitstellen
- Regelmäßige Updates durchführen und die Abrechnungen an gesetzliche Neuerungen anpassen
Somit müssen Unternehmensführer pro Mitarbeiter nicht mehr als drei Minuten im Monat aufwenden, um die Lohn- oder Gehaltsabrechnung vollständig auszustellen. Darüber hinaus verhindert ein automatisches Programm kleine aber folgenschwere Flüchtigkeitsfehler, die sich bei manuellen Arbeiten zwangsläufig einschleichen. Alles in allem bietet eine Lohnabrechnungssoftware die ideale Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, deren Kapital nicht für eine eigene Finanzabteilung ausreicht. Aber auch Arbeitnehmer profitieren von der digitalen Buchführung: Auf diesem Weg können sie sich stets darauf verlassen, dass ihr monatliches Entgelt und die zugehörige Abrechnung pünktlich auf ihrem Konto bzw. in ihrem Mailpostfach eintreffen.
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Wer schreibt hier: Torsten Seidel
Gambio Shop-Einrichtung und Pflege
Mehr über den Autor...
Ich arbeite im Baugewerbe und überlege auch, ob ich auf eine digitale Lohnabrechnung umsteige. Mir war gar nicht bewusst, dass durch ein automatisches Programm auch kleine Fehler vermieden werden können. Ich werde mich mal erkunden, welche Möglichkeiten ich genau für meine Firma habe, vielen Dank für die Infos.